v . pemecahan masalah dan pengambilan keputusan

V. . PEMECAHAN MASALAH DAN  PENGAMBILAN KEPUTUSAN

                                                   

TAHAP- TAHAP PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Pengertian Masalah dan Pengambilan Keputusan

Masalah (problem) adalah suatu deviasi antara yang seharusnya (should) terjadi dengan suatu yang nyata (actual) terjadi, sehingga penyebabnya perlu ditemukan dan diverifikasi.

Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan (desicion making) adalah melakukan penilaian dan menjatuhkan pilihan.Keputusan ini diambil setelah melalui beberapa perhitungan dan pertimbangan alternatif.Sebelum pilihan dijatuhkan, ada beberapa tahap yang mungkin akan dilalui oleh pembuat keputusan. Tahapan tersebut bisa saja meliputi identifikasi masalah utama, menyusn alternatif yang akan dipilih dan sampai pada pengambilan keputusan yang terbaik. Secara umum, pengertian pengambilan keputusan telah dikemukakan oleh banyak ahli, diantaranya adalah :

Langkah –langkah dalam Analisis Masalah

1. Menentukan tujuan yaitu menentukan target lebih dahulu tanpa mencampuradukkan apa yang ingin dicapai dan apa yang ingin dilakukan

2. Mengumpulkan fakta yaitu dengan mempelajari catatan-catatan yang relevan, peraturan dan kebiasaan yang berlaku, membicarakan dengan orang yang bersangkutan untuk mengetahui pendapatnya

3. Mempertimbangkan fakta dan tentukan tindak lanjut yang harus diambil dengan menghubungkan fakta yang satu dengan yang lain.

4. Mengambil tindakan dengan mempertimbangkan :

* Tentukan siapa yang harus mengambil tindakan.

* Pertimbangkan siapa yang perlu diberi informasi tentang keputusan yang akan diambil

* Menentukan waktu yang tepat untuk melaksanakan tindakan yang telah diputuskan.

5. Periksa hasil pelaksanaannya untuk mengetahui apakah tujuan tercapai dan pelajari

perubahan-perubahan sikap dan hubungan antar satu pihak dengan pihak lain.

Fase Pengambilan Keputusan

1. Aktivitas intelegensia

Proses kreatif untuk menemukan kondisi yang mengharuskan keputusan dipilih atau tidak.

2. Aktifitas desain

Kegiatan yang mengemukakan konsep berdasar aktifitas intelegensia untuk mencapai tujuan.

Aktifitas desain meliputi :

- menemukan cara-cara/metode

- mengembangkan metode

- menganalisa tindakan yang dilakukan

3. Aktifitas pemilihan

Memilih satu dari sekian banyak alternatif dalam pengambilan keputusan yang ada. Pemilihan ini berdasar atas kriteria yang telah ditetapkan.

Dari tiga aktifutas tersebut diatas, dapat disimpulkan tahap pengambilan keputusan adalah :

* Mengidentifikasi masalah utama

* Menyusun alternatif

* Menganalisis alternatif

* Mengambil keputusan yang terbaik

Teknik Pengambilan Keputusan

1. Operational Research/Riset Operasi

Penggunaan metode saintifik dalam analisa dan pemecahan persoalan.

2. Linier Programming

Riset dengan rumus matematis.

3. Gaming War Game

Teori penentuan strategi.

4. Probability

Teori kemungkinan yang diterapkan pada kalkulasi rasional atas hal-hal tidak normal.

Proses Pengambilan Keputusan

Proses pembuatan keputusan hamper sama dengan proses perencanaan strategic formal yaitu beberapa tahap :

1. Tahap 1 : Pemahaman dan perumusan masalah

2. Tahap 2 : Pengumpulan dan Analisa data yang relevan.

3. Tahap 3 : Pengembangan alternatifalternatif

4. Tahap 4 : Evaluasi Alternatif-alternatif

5. Tahap 5 : Pemilihan alternative terbaik

6. Tahap 6 : Implementasi keputusan

Teknik Pengambilan Keputusan

1. Operational Research/Riset Operasi ; Penggunaan metode saintifik dalam analisa dan pemecahan persoalan.

2. Linier Programming ; Riset dengan rumus matematis.

3. Gaming War Game ; Teori penentuan strategi.

4. Probability ; Teori kemungkinan yang diterapkan pada kalkulasi rasional atas hal-hal tidak normal.

Model pengambilan keputusan

Pendekatan-pendekatan yang digunakan seorang manajer untuk mengambil keputusan biasanya berupa salah satu dari 3 jenis ini, yaitu model klasik, model administrative atau model politik.

Model Klasik

Model klasik dalam pengambilan keputusan didasarkan pada asumsi ekonomi rasional dan keyakinan manajer tentang seperti apakah seharusnya keputusan yang ideal itu. Empat asumsi yang menggaris bawahi model ini adalah sebagai berikut :

1. Pembuat keputusan beroperasi untuk mencapai tujuan yang diketahui dan disepakati.

2. Keputusan pembuat berusaha untuk kondisi kepastian. Semua alternatif dihitung.

3. Kriteria untuk mengevaluasi alternatif diketahui.

4. Pembuat keputusan rasional dan menggunakan logika untuk memberikan nilai. Mencoba untuk memaksimalkan tujuan organisasi.

Model Administratif

Model Aministratif merupakan sebuah model dalam pengambilan keputusan yang menggambarkan bagaimana manajer sebenarnya membuat keputusan dalam situasi yang dicirikan dengan keputusan yang tidak terprogram, ketidakpastian, dan ambiguitas. Model administrative mengenali keterbatasan yang dimiliki manusia dan lingkungan yang mempengaruhi tingkat rasionalitas manajer dalam mengambil keputusan. Model Administratif dalam pengambilan keputusannya terdapat 2 konsep yang dapat berperan dalam pembentukannya yaitu :

· Rasionalitas yang terbatas berarti bahwa manusia memilikki keterbatasan atau batas-batas dalam kemampuannya untuk berpikir rasional.

· Pemuasan berarti bahwa seorang pengambil keputusan memilih alternative solusi pertama yang dapat memuaskan kriteria minimal dalam membuat sebuah keputusan yang baik.

· Intuisi merupakan aspek lain dari pengambilan keputusan dengan model administrative. Intuisi adalah pemahaman yang cepat terhadap situasi genting berdasarkan pengalaman di masa lalu tetapi tanpa pemikiran yang sadar.

Dalam model administrative asumsi-asumsi ini berfokus pada factor-faktor di organisasi yang mempengaruhi pengambilan keputusan yang dilakuan oleh individu. Asumsi tersebut yaitu:

1. Tujuan dari pengambilan keputusan sering kali tidak jelas, bertentangan, dan kurang adanya konsensus di antara para manajer.

2. Prosedur rasional tidak selalu digunakan

3. Pencarian untuk alternatif terbatas karena manusia, informasi dan keterbatasan sumber daya.

4. Sebagian besar manajer akhirnya melakukan pemuasan daripada mencari solusi yang paling baik

Model Politik

Model poltik ini sangat berguna dalam pengambilan keputusan yang tidak terprogram ketika situasi-situasinya tidak jelas, informasinya terbatas, dan adanya konflik antara manajer tentang tujuan yang akan dicapai atau tindakan apa yang akan dilakukan.model politik dimulai dengan empat asumsi dasar, yaitu :

1. Organisasi terdiri dari beragam kepentingan

2. Informasi ambigu dan tidak lengkap

3. Manajer tidak memiliki sumber daya untuk mengidentifikasi semua dimensi masalah

4. Manajer terlibat dalam mendorong dan menarik perdebatan untuk menentukan tujuan dan alternatif

Langah-langkah dalam Mengambil Keputusan

Baik keputusan itu terprogram ataupun tidak terprogram dan baik model yang dipilih manajer itu klasik, administrative ataupun politik, ada 6 (enam) langkah yang biasanya dianggap sebagai proses pengambilan keputusan yang efektif. Langkah-langkah tersebut yaitu :

1. Pengenalan syarat-syarat sebuah keputusan

Dalam memngambil sebuah keputusan seorang manajer harus megerti dahulu apa saja syarat-syarat yang perlu diperhatikan. Syarat-syarat tersebut yaitu dalam bentuk masalah maupun peluang. Sebuah masalah muncul ketika pencapaian organisasi kurang dari tujuan yang telah ditentukan. Sebuah peluang muncul ketika manajer melihat pencapaian yang potensial yang melebihi tujuan organisasi saat itu. Manajer melihat kemungkinan untuk meningkatkan kinerja diatas kinerja kerja yang selama ini telah dilakukan.

2. Diagnosis dan Analisis Sebab-Akibat

Diagnosis adaah langkah dalam pengambilan keputusan dimana manajer menganalisis fator-faktor sebab akibat penting yang berhubungan dengan situasi yang penting. Manajer sebaiknya menanyakan serangkaian pertanyaan untuk menspesifikasikan sebab-sebab penting, pertanyaan tersebut antara lain :

· Keadaan tidak seimbang seperti apakah yang mempengaruhi kita ?

· Kapankah keadaan ini muncul ?

· Dimanakah keadaan ini muncul ?

· Bagaimanakah keadaan ini muncul ?

· Pada siapakah keadaan ini muncul ?

· Apakah kegentingan-kegentingan dari masalah ini ?

· Apakah hubungan-hubungan dari peristiwa ini ?

· Apakah yang menjadi hasil dari aktifitas ini ?

3. Pengembangan Alternatif

Untuk keputsan yang terprogram, alternatif-alternatif bisa dengan mudah dikenali dan bahkan biasanya sudah tersedia dalam peraturan dan prosedur organisasi. Namun keputusan yang tidak terprogram mengharuskan adanya pengembangan tindakan baru yang akan dapat menjawab kebutuhan perusahaan. Bagi keputusan-keputusan yang dibuat dibawah kondisi dengan ketidak pastian yang tinggi, manajer hanya dapat mengembangkan satu atau dua solusi yang akan bisa menjadi pemuasan dalam mengatasi masalah. Namun penelitian menunjukkan bahwa membatasi alternatif merupakan sebab utama gagalnya pengambilan keputusan di organisasi.

4. Pemilihan Alternatif yang Dikehendaki

Alternatif yang terbaik adalah yang solusinya paling sesuai dengan tujuan dan nilai-nilai keseluruhan organisasi, serta mencapai hasil yang dikehendaki dengan menggunakan sumber daya paling sedikit. Manajer mencoba menyeleksi pilihan dengan risiko dan ketidakpastian paling sedikit. Manajer kemudian mencoba untuk mengukur prospek-prospek menuju sukses. Manajer dapat mengandalkan intuisi dan penglaman untuk memperkirakan jika suatu arah tindakan sekiranya akan berhasil.

5. Penerapan Alternatif Terpilih

Tahap penerapan ini adalah tahap dimana kemampuan manajerial, administrative, dan tahap persuasive yang dimiliki seorang manajer akan digunakn untuk menjamin bahwa alternative terpilih akan dijalankan. Kesuksesan alternative terpilih ini akan bergantung pada bisa tidaknya alternative ini diterjemahkan menjadi suatu tindakan

6. Evauasi dan Umpan Balik

Pada tahap evaluasi yang merupakan bagain proses pengambilan keputusan. Para pengambil keputusan akan mendapatkan informasi tentang seberapa baiknya mereka menerapkan keputusan yang telah mereka ambil dan apakah penerapan ini efektif dalam mencapai tujuan mereka. Umpan balik adalah hal yang penting karena pengambilan keputusan adalah proses yang berkelanjutan dan tidak pernah berakhir. Umpan balik memberikan informasi pada pengambil keputusan yang nantinya bisa membentuk siklus pengambilan keputusan yang baru.

Gaya Pengambilan Keputusan

Gaya pribadi pengambilan keputusan mengacu pada perbedaan di antara orang-orang yang berhubungan dengan cara mereka mengevaluasi masalah, mengembangkan alternatif-alternatif, dan membuat pilihan.