DINAMIKA KONFLIK DALAM ORGANISASI

DINAMIKA KONFLIK DALAM ORGANISASI

Konflik biasanya timbul dalam organisasi sebagai hasil adanya masalah-masalah komunikasi, hubungan pribadi, atau struktur organisasi. Arti konflik banyak dikacaukan dengan banyaknya definisi dan konsepsi yang saling berbeda. Pada hakekatnya konfilk dapat didefinisikan sebagai segala macam interaksi pertentangan atau antagonistik antara dua atau lebih pihak. Konflik Organisasi (organizational conflict) adalah ketidaksesuaian antara dua atau lebih anggota-anggota atau kelompok organisasi yang timbul karena adanya kenyataan bahwa mereka harus membagi sumber daya- sumber daya yang terbatas atau kegiatan-kegiatan kerja dan atau kenyataan bahwa mereka mempunyai perbedaan status, tujuan, nilai dan persepsi.

1. JENIS-JENIS KONFLIKA dan 3  jenis konflik dalam kehidupan organisasi :

1.Konflik dalam diri individu Konflik terjadi bila pada waktu yang sama seseorang memiliki dua keinginan   yang tidak mungkin dipenuhi sekaligus.

2.Konflik antar individu dalam organisasi yang sama karena pertentengan kepentingan atau keinginan. Hal ini sering terjadi antara dua orang yang berbeda status, jabatan, bidang kerja dan lain-lain.

3.Konflik antar individu dan kelompok seringkali berhubungan dengan cara individumenghadapi tekanan-tekanan untuk mencapai konformitas, yang ditekankan kepada mereka oleh kelompok kerja mereka.

2. TANGGUNG JAWAB SOSIAL DAN ETIKA MANAJEMEN

Tanggung Jawab Sosial ( Social Responbility ) merupakan Etika mempengaruhi perilaku pribadi di lingkungan kerja atau suatu usaha bisnis untuk menyeimbangi komitmennya terhadap kelompok dan individu dalam lingkungannya.

3. BENTURAN DENGAN KEPENTINGAN MASYARAKAT

Proses produksi seringkali menyebabkan benturan kepentingan (masyarakat dengan perusahaan). Terjadi pada berbagai tingkat perusahaan (besar, menengah, maupun kecil). Benturan ini kerap kali karena perusahaan menimbulkan polusi (udara, air limbah, suara bahkan mental kejiwaan).

2. DORONGAN TANGGUNG JAWAB SOSIAL

Klasifikasi masalah sosial yang mendorong pelaksanaan tanggung jawab sosial pada sebuah bisnis sebagai berikut :

a. Penerapan Manajemen Orientasi Kemanusiaan

Kegiatan intern yang muncul bersifat sangat kaku, keras, zakeliyk (saklek), birokratik, dan otoriter. Prosedur administrasi serta jenjang kewenangan yang berbelit-belit sering menyebabkan tekanan batin bagi para pebisnis maupun pihak lain yang berhubungan. Hubungan yang kurang manusiawi pun kerap terjadi antara perusahaan dengan pihak luar (pelanggan, masyarakat umum).

b. Ekologi dan Gerakan Pelestarian Lingkungan

Ekologi yang menitikberatkan pada keseimbangan manusia dan alam lingkungannya banyak dipengaruhi oleh proses produksi. Sebagai contoh maraknya penebangan hutan sebagai bahan dasar industry perkayuan, perburuan kulit ular dan buaya yang diperuntukan untuk industri kerajinan kulit, penangkapan ikan dengan menggunakan bahan peledak maupun racun yang merusak alam sekitar.

c. Penghematan Energi

Pengurasan secara besar-besaran energi yang berasal dari sumber daya alam yang tidak dapat diperbarui seperti batubara, minyak, gas telah banyak terjadi. Kesadaran bahwa sumber daya tersebut tidak dapat diperbarui telah mendorong dilaksanakannya proses efisiensi serta mencari pengganti sumber daya tersebut. Yang dapat disebut dengan sumber daya alternatif diantaranya adalah pemanfaatan tenaga surya, nuklir, angin, air, serta laut.

d. Partispasi pembangunan bangsa

Kesadaran masyarakat pebisnis terhadap sukses pembangunan sangat diperlukan. Karena dengan adanya kesadaran tersebut, akan membantu pemerintah menangani masalah pengangguran dengan cara ikut melibatkan tenaga kerja yang ada, sebagai bentuk tanggung jawab sosial pada lingkungan sekitar perusahaan beroperasi.

e. Gerakan Konsumenrisme

Awal perkembangannya tahun 1960-an di Negara Barat yang berhasil memberlakukan Undang-Undang Perlindungan Konsumen yang meliputi beragam aspek, mulai dari perlindungan atas praktik penjualan paksa sampai pemberian izin lisensi bagi petugas reparasi alat rumah tangga.

3. ETIKA BISNIS

Merupakan penerapan secara langsung tanggung jawab sosial suatu bisnis yang timbul dari dalam perusahaan itu sendiri. Etika pergaulan dalam melaksanakan bisnis disebut etika pergaulan bisnis.

a. Hubungan Antara Bisnis Langganan Dengan Konsumen

Merupakan pergaulan antara konsumen dengan produsen dan paling banyak ditemui. Berikut beberapa contohnya :

a.1. Kemasan yang berbeda-beda menyulitkan konsumen untuk membandingkan harga terhadap produk.

a.2. Kemasan membuat konsumen tidak dapat mengetahui isi didalamnya sehingga diperlukan penjelasan tentang isi serta kandungan yang terdapat didalam produk tersebut.

b. Hubungan Dengan Karyawan

Bentuk hubungan ini meliputi : penerimaan (recruitment), latihan (training), promosi, transfer, demosi, maupun pemberhentian (determination). Dimana semua bentuk hubungan tersebut harus dijalankan secara objektif dan jujur.

c. Hubungan Antar Bisnis

Merupakan hubungan yang terjadi diantara perusahaan, baik perusahaan kolega, pesaing, penyalur, grosir, maupun distributornya.

d. Hubungan Dengan Investornya

Pemberian informasi yang benar terhadap investor maupun calon investor merupakan bentuk hubungan ini. Sehingga dapat menghindari pengambilan keputusan yang keliru.

e. Hubungan Dengan Lembaga-Lembaga Keuangan

Hubungan dengan lembaga keuangan terutama Jawatan Pajak pada umumnya merupakan hubungan yang bersifat financial, berkaitan dengan penyusunan Laporan Keuangan.Pelaksanaan tanggung jawab sosial merupakan penerapan dan pelaksanaan kepedulian bisnis terhadap lingkungan serta mengikuti etika bisnis. Penerapan etika bisnis adalah maksud dari konsep Stakeholder yang berlawanan dengan konsep Stockholder.

4. BENTUK-BENTUK TANGGUNG JAWAB SOSIAL SUATU BISNIS

Penjabaran dari kepedulian sosial dari suatu bisnis berbentuk pelaksanaan tanggung jawab sosial bisnis. Sejalan dengan itu dapat dilihat bahwa semakin tinggi tingkat kepedulian sosial suatu bisnis maka semakin meningkat pula pelaksanaan praktek bisnis etik masyarakat. Beberapa bentuk pelaksanaan tanggung jawab sosial yang dapat kita temui di Indonesia adalah:

* Pelaksanaan Hubungan Industrialis Pancasila (HIP)

Kesepakatan Kerja Bersama (KKB) merupakan bentuk pelaksanaan yang telah banyak dijalankan pengusaha dengan karyawannya dan dituangkan dalam buku. Dimana diatur kewajiban dan hak masing-masing pihak. Beberapa contoh hak karyawan adalah cuti, tunjangan hari raya, dan pakaian kerja.

* Analisis Mengenai Dampak Lingkungan (AMDAL)

Penanganan limbah industri sebagai bagian dari produksi sebagai bentuk partisipasi menjaga lingkungan.

* Penerapan Prinsip Kesehatan Dan Keselamatan Kerja (K3)

Penekanan pada faktor keselamatan pekerja dengan menggunakan alat-alat yang berfungsi menjaga keselamatan, seperti topi pengaman, masker pelindung, maupun pakaian khusus lainnya.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Istilah kualitas informasi

(quality of information)

terkadang juga dipakaiuntuk menyatakan informasi yang baik, dari sekian karakteristik yang telahdibahas, kualitas informasi sering kali diukur berdasarkan :

Aman (Secutiy)

Tepat Waktu (Timeliness)

Akurat (Accurate)

Terkait (Relevance)

Lengkap (Completeness)

Korektif (Corectness)

Jelas (Clearly)sering dikenal dengan istilah STAR-C3

INFORMASI untuk MANAJEMEN

Salah satu pemakai yang paling banyak menggunakan informasi dalamsuatu organisasi adalah pihak manajemen. Informasi yang dibutuhakan bias.berasal dari pihak internal maupuneksternal, dalambentuk formal ataupuninformal, berdasarkan laporan ataupun komputer.Informasi yang dibutuhkan oleh manajer bisa dibagi menjadi 3 kategori,yaitu :

1.Informasi Penyejuk

(Comfort Information)

adalah informasi keadaansekarang yang merangkum keadaan umum bisnis atau organisasi.Misalnya, berisi ringkasan penjualan atau produksi terakhir. Informasi inibiasanya tidak banyak digunakan, tetapi membantu manajer merasaaman terhadap operasi yang telah berlangsung.

2.Peringatan

(Warning)

berisi penunjuk terhadap sesuatu yang tidak biasaatau barangkali memerlukan tindakan manajerial atau perubahan-perubahan renacana. Idealnya, manajer seharusnya menerimaperingatan-peringatan sedini mungkin sehingga cukup waktu untukmelakukan tindakan sebelum masalah penting yang tidak diharapkanterjadi.

3.Indikator Kunci

(Key Indicator)

berisi ukuran aspek-aspek penting yangberkaitan dengan kinerja organisasi, seperti level keluhan pelanggan,yang digunakan untuk memelihara pengendalian perusahaan danmengidentifikasi permasalahan.

V . SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI , MOTIVASI , KEPEMIMPINAN , PENDELEGASIAN WEWENANG

1.   .SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI

Pengertian Sentralisasi dan Desentralisasi

Definisi / Pengertian Sentralisasi dan Desentralisasi - Ilmu Ekonomi Manajemen

A. Sentralisasi

Sentralisasi adalah memusatkan seluruh wewenang kepada sejumlah kecil manajer atau yang berada di posisi puncak pada suatu struktur organisasi. Sentralisasi banyak digunakan pada pemerintahan lama di Indonesia sebelum adanya otonomi daerah.

Kelemahan dari sistem sentralisasi adalah di mana seluruh keputusan dan kebijakan di daerah dihasilkan oleh orang-orang yang berada di pemerintah pusat, sehingga waktu yang diperlukan untuk memutuskan sesuatu menjadi lama. Kelebihan sistem ini adalah di mana pemerintah pusat tidak harus pusing-pusing pada permasalahan yang timbul akibat perbedaan pengambilan keputusan, karena seluluh keputusan dan kebijakan dikoordinir seluruhnya oleh pemerintah pusat.

B. Desentralisasi

Desentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat keputusan dan kebijakan kepada manajer atau orang-orang yang berada pada level bawah dalam suatu struktur organisasi. Pada saat sekarang ini banyak perusahaan atau organisasi yang memilih serta menerapkan sistem desentralisasi karena dapat memperbaiki serta meningkatkan efektifitas dan produktifitas suatu organisasi.

Pada sistem pemerintahan yang terbaru tidak lagi banyak menerapkan sistem sentralisasi, melainkan sistem otonomi daerah atau otda yang memberikan sebagian wewenang yang tadinya harus diputuskan pada pemerintah pusat kini dapat di putuskan di tingkat pemerintah daerah atau pemda. Kelebihan sistem ini adalah sebagian besar keputusan dan kebijakan yang berada di daerah dapat diputuskan di daerah tanpa adanya campur tangan dari pemerintahan di pusat. Namun kekurangan dari sistem desentralisasi pada otonomi khusus untuk daerah adalah euforia yang berlebihan di mana wewenang tersebut hanya mementingkat kepentingan golongan dan kelompok serta digunakan untuk mengeruk keuntungan pribadi atau oknum. Hal tersebut terjadi karena sulit untuk dikontrol oleh pemerintah di tingkat pusat.

A. Pengertian Desentralisasi

Desentralisasi adalah penyerahan kewenangan dari pemerintah pusat kepada pemerintah daerah untuk mengurusi urusan rumah tangganya sendiri berdasarkan prakarsa dan aspirasi dari rakyatnya dalam kerangka negara kesatuan Republik Indonesia. dengan adanya desentralisasi maka muncullan otonomi bagi suatu pemerintahan daerah. Desentralisasi sebenarnya adalah istilah dalam keorganisasian yang secara sederhana di definisikan sebagai penyerahan kewenangan. Dalam kaitannya dengan sistem pemerintahan Indonesia, desentralisasi akhir-akhir ini seringkali dikaitkan dengan sistem pemerintahan karena dengan adanya desentralisasi sekarang menyebabkan perubahan paradigma pemerintahan di Indonesia

B. Sentralisasi dan Desentralisasi

Sentralisasi dan desentralisasi sebagai bentuk penyelenggaraan negara adalah persoalan pembagian sumber daya dan wewenang. Pembahasan masalah ini sebelum tahun 1980-an terbatas pada titik perimbangan sumber daya dan wewenang yang ada pada pemerintah pusat dan pemerintahan di bawahnya. Dan tujuan “baik” dari perimbangan ini adalah pelayanan negara terhadap masyarakat.

Di Indonesia sejak tahun 1998 hingga baru-baru ini, pandangan politik yang dianggap tepat dalam wacana publik adalah bahwa desentralisasi merupakan jalan yang meyakinkan, yang akan menguntungkan daerah. Pandangan ini diciptakan oleh pengalaman sejarah selama masa Orde Baru di mana sentralisme membawa banyak akibat merugikan bagi daerah. Sayang, situasi ini mengecilkan kesempatan dikembangkannya suatu diskusi yang sehat bagaimana sebaiknya desentralisasi dikembangkan di Indonesia. Jiwa desentralisasi di Indonesia adalah “melepaskan diri sebesarnya dari pusat” bukan “membagi tanggung jawab kesejahteraan daerah”.

Sentralisasi dan desentralisasi tidak boleh ditetapkan sebagai suatu proses satu arah dengan tujuan pasti. Pertama- tama, kedua “sasi” itu adalah masalah perimbangan. Artinya, peran pemerintah pusat dan pemerintah daerah akan selalu merupakan dua hal yang dibutuhkan. Tak ada rumusan ideal perimbangan. Selain proses politik yang sukar ditentukan, seharusnya ukuran yang paling sah adalah argumen mana yang terbaik bagi masyarakat.

2 . .MOTIVASI

Motivasi adalah proses yang menjelaskan intensitas, arah, dan ketekunan seorang individu untuk mencapai tujuannya.[1] Tiga elemen utama dalam definisi ini adalah intensitas, arah, dan ketekunan.[2]

Berdasarkan teori hierarki kebutuhan Abraham Maslow, teori X dan Y Douglas McGregor maupun teori motivasi kontemporer, arti motivasi adalah alasan yang mendasari sebuah perbuatan yang dilakukan oleh seorang individu. Seseorang dikatakan memiliki motivasi tinggi dapat diartikan orang tersebut memiliki alasan yang sangat kuat untuk mencapai apa yang diinginkannya dengan mengerjakan pekerjaannya yang sekarang. Berbeda dengan motivasi dalam pengertian yang berkembang di masyarakat yang seringkali disamakan dengan semangat, seperti contoh dalam percakapan "saya ingin anak saya memiliki motivasi yang tinggi". Statemen ini bisa diartikan orang tua tersebut menginginkan anaknya memiliki semangat belajar yang tinggi. Maka, perlu dipahami bahwa ada perbedaan penggunaan istilah motivasi di masyarakat. Ada yang mengartikan motivasi sebagai sebuah alasan, dan ada juga yang mengartikan motivasi sama dengan semangat.

TEORI MOTIVASI

Teori motivasi yang paling terkenal adalah hierarki teori kebutuhan milik Abraham Maslow. [3] Ia membuat hipotesis bahwa dalam setiap diri manusia terdapat hierarki dari lima kebutuhan, yaitu fisiologis (rasa lapar, haus, seksual, dan kebutuhan fisik lainnya), rasa aman (rasa ingin dilindungi dari bahaya fisik dan emosional), sosial (rasa kasih sayang, kepemilikan, penerimaan, dan persahabatan), penghargaan (faktor penghargaan internal dan eksternal), dan aktualisasi diri (pertumbuhan, pencapaian potensi seseorang, dan pemenuhan diri sendiri).[3]

Teori X dan teori Y

Douglas McGregor menemukan teori X dan teori Y setelah mengkaji cara para manajer berhubungan dengan para karyawan. [2] Kesimpulan yang didapatkan adalah pandangan manajer mengenai sifat manusia didasarkan atas beberapa kelompok asumsi tertentu dan bahwa mereka cenderung membentuk perilaku mereka terhadap karyawan berdasarkan asumsi-asumsi tersebut.[2]

Ada empat asumsi yang dimiliki manajer dalam teori X.[2]

• Karyawan pada dasarnya tidak menyukai pekerjaan dan sebisa mungkin berusaha untuk menghindarinya.
• Karena karyawan tidak menyukai pekerjaan, mereka harus dipakai, dikendalikan, atau diancam dengan hukuman untuk mencapai tujuan.
• Karyawan akan mengindari tanggung jawab dan mencari perintah formal, di mana ini adalah asumsi ketiga.
• Sebagian karyawan menempatkan keamanan di atas semua faktor lain terkait pekerjaan dan menunjukkan sedikit ambisi.

Bertentangan dengan pandangan-pandangan negatif mengenai sifat manusia dalam teori X, ada pula empat asumsi positif yang disebutkan dalam teori Y.[2]

• Karyawan menganggap kerja sebagai hal yang menyenangkan, seperti halnya istirahat atau bermain.
• Karyawan akan berlatih mengendalikan diri dan emosi untuk mencapai berbagai tujuan.
• Karyawan bersedia belajar untuk menerima, mencari, dan bertanggungjawab. *Karyawan mampu membuat berbagai keputusan inovatif yang diedarkan ke seluruh populasi, dan bukan hanya bagi mereka yang menduduki posisi manajemen.

3.   KEPEMIMPINAN

Ciri-Ciri Seorang Pemimpin

Kebanyakan orang masih cenderung mengatakan bahwa pemimipin yang efektif mempunyai sifat atau ciri-ciri tertentu yang sangat penting misalnya, kharisma, pandangan ke depan, daya persuasi, dan intensitas.[3] Dan memang, apabila kita berpikir tentang pemimpin yang heroik seperti Napoleon, Washington, Lincoln, Churcill, Sukarno, Jenderal Sudirman, dan sebagainya kita harus mengakui bahwa sifat-sifat seperti itu melekat pada diri mereka dan telah mereka manfaatkan untuk mencapai tujuan yang mereka inginkan.

Kepemimpinan Yang Efektif

Barangkali pandangan pesimistis tentang keahlian-keahlian kepemimpinan ini telah menyebabkan munculnya ratusan buku yang membahas kepemimpinan.[4] Terdapat nasihat tentang siapa yang harus ditiru (Attila the Hun), apa yang harus diraih (kedamaian jiwa), apa yang harus dipelajari (kegagalan), apa yang harus diperjuangkan (karisma), perlu tidaknya pendelegasian (kadang-kadang), perlu tidaknya berkolaborasi (mungkin), pemimpin-pemimpin rahasia Amerika (wanita), kualitas-kualitas pribadi dari kepemimpinan (integritas), bagaimana meraih kredibilitas (bisa dipercaya), bagaimana menjadi pemimipin yang otentik (temukan pemimpin dalam diri anda), dan sembilan hukum alam kepemimpinan (jangan tanya).[4] Terdapat lebih dari 3000 buku yang judulnya mengandung kata pemimipin (leader).[4] Bagaimana menjadi pemimpin yang efektif tidak perlu diulas oleh sebuah buku.[4] Guru manajeman terkenal, Peter Drucker, menjawabnya hanya dengan beberapa kalimat: "pondasi dari kepemimpinan yang efektif adalah berpikir berdasar misi organisasi, mendefinisikannya dan menegakkannya, secara jelas dan nyata.[4]

Kepemimpinan Karismatik

Max Weber, seorang sosiolog, adalah ilmuan pertama yang membahas kepemimpinan karismatik.[5] Lebih dari seabad yang lalu, ia mendefinisikan karisma (yang berasal dari bahasa Yunani yang berarti "anugerah") sebagai "suatu sifat tertentu dari seseorang, yang membedakan mereka dari orang kebanyakan dan biasanya dipandang sebagai kemampuan atau kualitas supernatural, manusia super, atau paling tidak daya-daya istimewa.[5] Kemampuan-kemampuan ini tidak dimiliki oleh orang biasa, tetapi dianggap sebagai kekuatan yang bersumber dari yang Ilahi, dan berdasarkan hal ini seseorang kemudian dianggap sebagai seorang pemimpin.[5]

                        

4. PENDELEGASIAN WEWENANG

Ada 2 jenis pendelegasian wewenang :

Pendelegasian sentralistis

Kebanyakan wewenang pengambilan keputusan dipegang oleh manajer tingkatan yang lebih tinggi. Sebagian keputusan tingkatan yang lebih rendah, harus disetujui oleh manajemen diatasnya sebelum keputusan tersebut di implementasikan.

Pendelegasian desentralisasi

Kebanyakan wewenang pengambilan keputusan didelegasikan kepada berbagai tingkatan manajemen dibawah manajemen puncak. Tujuan desentralisasi adalah untuk membuat perusahaan lebih responsif terhadap perubahan lingkungan, dengan cara memecah perusahaan menjadi beberapa unit.

Tiga Bentuk Wewenang

Wewenang Lini

• Merupakan wewenang yang mengalir keatas dan kebawah rantai komando. 
• Biasanya digunakan oleh perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur. 
• Setiap bagian dari lini memiliki wewenang dan merupakan bagian penting bagi keberhasilan perusahaan. Keberhasilan setiap lini sangat tergantung pada keberhasilan lini lainnya.

Wewenang Staff

• Wewenang staff didasarkan pada keahlian khusus dan biasanya merupakan penyuluhan dan memberikan nasehat kepada manajer lini maupun direktur.
• Anggota staf umumnya menyangkut para pakar dalam bidang-bidang tertentu seperti hukum, keuangan, engineering, dll

Wewenang Komite dan kelompok

• Merupakan wewenang yang diberikan kepada komite, maupun kepada kelompok-kelompok kerja yang terlibat dalam operasional perusahaan sehari-hari.
• Suatu komite dapat beranggotakan para manajer puncak dari beberapa bidang utama. Apabila kinerja komite tersebut dianggap penting dan akan bekerja dalam waktu yang lama, organisasi dapat memberikan kewenangan khusus sebagai badan pengambilan keputusan yang melampaui kewenangan masing-masing individu yang  menjadi anggotanya. Contoh : Komite Audit Internal, Komite Restrukturisasi, dll
• Pada tingkat operasional, kelompok kerja dibentuk untuk memberdayakan karyawan operasi agar dapat merencanakan dan mengorganisasi kerja mereka sendiri serta melaksanakan pekerjaan tersebut dengan supervisi yang minimum.

Sifat dan Asas Pendelegasian Wewenang

Ketika seorang manajer mendelegasikan wewenangnya ke bawahan pada saat yang sama, manajer  tersebut masih tetap memeliki wewenang itu. Manajer (delegator)  tidak hilang haknya terhadap wewenang yang telah didelegasikannya itu. Jadi, wewenang menjadi milik bersama delegator dan delegate, sehingga tugas-tugas atas wewenang yang didelegasikan itu masih dapat dikerjakan sendiri oleh delegator. D samping itu manajer (delegator) sewaktu-waktu dapat menarik kembali wewenang yang didelegasikannya tadi dari bawahan (delegate). Untuk menghindari pendelegasian yang tidak tepat, seorang manajer harus berpedoman pada pendelegasian wewenang berdasarkan job description dari bawahan yang bersangkutan.

Asas Pendelegasian wewenang :

a.       Asas kepercayaan

b.      Asas delegasi atas hasil yang diharapkan

c.       Asas penentuan fungsi atau asas kejelasan tugas

d.      Asas rantai berkala

e.       Asas tingkat wewenang

f.        Asas kesatuan komando

g.       Asas keseimbangan wewenang dan tanggung jawab

h.       Asas pembagian kerja

i.         Asas efisiensi

j.        Asas kemutlakan tanggung jawab

www.gunadarma.ac.id

v . pemecahan masalah dan pengambilan keputusan

V. . PEMECAHAN MASALAH DAN  PENGAMBILAN KEPUTUSAN

                                                   

TAHAP- TAHAP PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Pengertian Masalah dan Pengambilan Keputusan

Masalah (problem) adalah suatu deviasi antara yang seharusnya (should) terjadi dengan suatu yang nyata (actual) terjadi, sehingga penyebabnya perlu ditemukan dan diverifikasi.

Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan (desicion making) adalah melakukan penilaian dan menjatuhkan pilihan.Keputusan ini diambil setelah melalui beberapa perhitungan dan pertimbangan alternatif.Sebelum pilihan dijatuhkan, ada beberapa tahap yang mungkin akan dilalui oleh pembuat keputusan. Tahapan tersebut bisa saja meliputi identifikasi masalah utama, menyusn alternatif yang akan dipilih dan sampai pada pengambilan keputusan yang terbaik. Secara umum, pengertian pengambilan keputusan telah dikemukakan oleh banyak ahli, diantaranya adalah :

Langkah –langkah dalam Analisis Masalah

1. Menentukan tujuan yaitu menentukan target lebih dahulu tanpa mencampuradukkan apa yang ingin dicapai dan apa yang ingin dilakukan

2. Mengumpulkan fakta yaitu dengan mempelajari catatan-catatan yang relevan, peraturan dan kebiasaan yang berlaku, membicarakan dengan orang yang bersangkutan untuk mengetahui pendapatnya

3. Mempertimbangkan fakta dan tentukan tindak lanjut yang harus diambil dengan menghubungkan fakta yang satu dengan yang lain.

4. Mengambil tindakan dengan mempertimbangkan :

* Tentukan siapa yang harus mengambil tindakan.

* Pertimbangkan siapa yang perlu diberi informasi tentang keputusan yang akan diambil

* Menentukan waktu yang tepat untuk melaksanakan tindakan yang telah diputuskan.

5. Periksa hasil pelaksanaannya untuk mengetahui apakah tujuan tercapai dan pelajari

perubahan-perubahan sikap dan hubungan antar satu pihak dengan pihak lain.

Fase Pengambilan Keputusan

1. Aktivitas intelegensia

Proses kreatif untuk menemukan kondisi yang mengharuskan keputusan dipilih atau tidak.

2. Aktifitas desain

Kegiatan yang mengemukakan konsep berdasar aktifitas intelegensia untuk mencapai tujuan.

Aktifitas desain meliputi :

- menemukan cara-cara/metode

- mengembangkan metode

- menganalisa tindakan yang dilakukan

3. Aktifitas pemilihan

Memilih satu dari sekian banyak alternatif dalam pengambilan keputusan yang ada. Pemilihan ini berdasar atas kriteria yang telah ditetapkan.

Dari tiga aktifutas tersebut diatas, dapat disimpulkan tahap pengambilan keputusan adalah :

* Mengidentifikasi masalah utama

* Menyusun alternatif

* Menganalisis alternatif

* Mengambil keputusan yang terbaik

Teknik Pengambilan Keputusan

1. Operational Research/Riset Operasi

Penggunaan metode saintifik dalam analisa dan pemecahan persoalan.

2. Linier Programming

Riset dengan rumus matematis.

3. Gaming War Game

Teori penentuan strategi.

4. Probability

Teori kemungkinan yang diterapkan pada kalkulasi rasional atas hal-hal tidak normal.

Proses Pengambilan Keputusan

Proses pembuatan keputusan hamper sama dengan proses perencanaan strategic formal yaitu beberapa tahap :

1. Tahap 1 : Pemahaman dan perumusan masalah

2. Tahap 2 : Pengumpulan dan Analisa data yang relevan.

3. Tahap 3 : Pengembangan alternatifalternatif

4. Tahap 4 : Evaluasi Alternatif-alternatif

5. Tahap 5 : Pemilihan alternative terbaik

6. Tahap 6 : Implementasi keputusan

Teknik Pengambilan Keputusan

1. Operational Research/Riset Operasi ; Penggunaan metode saintifik dalam analisa dan pemecahan persoalan.

2. Linier Programming ; Riset dengan rumus matematis.

3. Gaming War Game ; Teori penentuan strategi.

4. Probability ; Teori kemungkinan yang diterapkan pada kalkulasi rasional atas hal-hal tidak normal.

Model pengambilan keputusan

Pendekatan-pendekatan yang digunakan seorang manajer untuk mengambil keputusan biasanya berupa salah satu dari 3 jenis ini, yaitu model klasik, model administrative atau model politik.

Model Klasik

Model klasik dalam pengambilan keputusan didasarkan pada asumsi ekonomi rasional dan keyakinan manajer tentang seperti apakah seharusnya keputusan yang ideal itu. Empat asumsi yang menggaris bawahi model ini adalah sebagai berikut :

1. Pembuat keputusan beroperasi untuk mencapai tujuan yang diketahui dan disepakati.

2. Keputusan pembuat berusaha untuk kondisi kepastian. Semua alternatif dihitung.

3. Kriteria untuk mengevaluasi alternatif diketahui.

4. Pembuat keputusan rasional dan menggunakan logika untuk memberikan nilai. Mencoba untuk memaksimalkan tujuan organisasi.

Model Administratif

Model Aministratif merupakan sebuah model dalam pengambilan keputusan yang menggambarkan bagaimana manajer sebenarnya membuat keputusan dalam situasi yang dicirikan dengan keputusan yang tidak terprogram, ketidakpastian, dan ambiguitas. Model administrative mengenali keterbatasan yang dimiliki manusia dan lingkungan yang mempengaruhi tingkat rasionalitas manajer dalam mengambil keputusan. Model Administratif dalam pengambilan keputusannya terdapat 2 konsep yang dapat berperan dalam pembentukannya yaitu :

· Rasionalitas yang terbatas berarti bahwa manusia memilikki keterbatasan atau batas-batas dalam kemampuannya untuk berpikir rasional.

· Pemuasan berarti bahwa seorang pengambil keputusan memilih alternative solusi pertama yang dapat memuaskan kriteria minimal dalam membuat sebuah keputusan yang baik.

· Intuisi merupakan aspek lain dari pengambilan keputusan dengan model administrative. Intuisi adalah pemahaman yang cepat terhadap situasi genting berdasarkan pengalaman di masa lalu tetapi tanpa pemikiran yang sadar.

Dalam model administrative asumsi-asumsi ini berfokus pada factor-faktor di organisasi yang mempengaruhi pengambilan keputusan yang dilakuan oleh individu. Asumsi tersebut yaitu:

1. Tujuan dari pengambilan keputusan sering kali tidak jelas, bertentangan, dan kurang adanya konsensus di antara para manajer.

2. Prosedur rasional tidak selalu digunakan

3. Pencarian untuk alternatif terbatas karena manusia, informasi dan keterbatasan sumber daya.

4. Sebagian besar manajer akhirnya melakukan pemuasan daripada mencari solusi yang paling baik

Model Politik

Model poltik ini sangat berguna dalam pengambilan keputusan yang tidak terprogram ketika situasi-situasinya tidak jelas, informasinya terbatas, dan adanya konflik antara manajer tentang tujuan yang akan dicapai atau tindakan apa yang akan dilakukan.model politik dimulai dengan empat asumsi dasar, yaitu :

1. Organisasi terdiri dari beragam kepentingan

2. Informasi ambigu dan tidak lengkap

3. Manajer tidak memiliki sumber daya untuk mengidentifikasi semua dimensi masalah

4. Manajer terlibat dalam mendorong dan menarik perdebatan untuk menentukan tujuan dan alternatif

Langah-langkah dalam Mengambil Keputusan

Baik keputusan itu terprogram ataupun tidak terprogram dan baik model yang dipilih manajer itu klasik, administrative ataupun politik, ada 6 (enam) langkah yang biasanya dianggap sebagai proses pengambilan keputusan yang efektif. Langkah-langkah tersebut yaitu :

1. Pengenalan syarat-syarat sebuah keputusan

Dalam memngambil sebuah keputusan seorang manajer harus megerti dahulu apa saja syarat-syarat yang perlu diperhatikan. Syarat-syarat tersebut yaitu dalam bentuk masalah maupun peluang. Sebuah masalah muncul ketika pencapaian organisasi kurang dari tujuan yang telah ditentukan. Sebuah peluang muncul ketika manajer melihat pencapaian yang potensial yang melebihi tujuan organisasi saat itu. Manajer melihat kemungkinan untuk meningkatkan kinerja diatas kinerja kerja yang selama ini telah dilakukan.

2. Diagnosis dan Analisis Sebab-Akibat

Diagnosis adaah langkah dalam pengambilan keputusan dimana manajer menganalisis fator-faktor sebab akibat penting yang berhubungan dengan situasi yang penting. Manajer sebaiknya menanyakan serangkaian pertanyaan untuk menspesifikasikan sebab-sebab penting, pertanyaan tersebut antara lain :

· Keadaan tidak seimbang seperti apakah yang mempengaruhi kita ?

· Kapankah keadaan ini muncul ?

· Dimanakah keadaan ini muncul ?

· Bagaimanakah keadaan ini muncul ?

· Pada siapakah keadaan ini muncul ?

· Apakah kegentingan-kegentingan dari masalah ini ?

· Apakah hubungan-hubungan dari peristiwa ini ?

· Apakah yang menjadi hasil dari aktifitas ini ?

3. Pengembangan Alternatif

Untuk keputsan yang terprogram, alternatif-alternatif bisa dengan mudah dikenali dan bahkan biasanya sudah tersedia dalam peraturan dan prosedur organisasi. Namun keputusan yang tidak terprogram mengharuskan adanya pengembangan tindakan baru yang akan dapat menjawab kebutuhan perusahaan. Bagi keputusan-keputusan yang dibuat dibawah kondisi dengan ketidak pastian yang tinggi, manajer hanya dapat mengembangkan satu atau dua solusi yang akan bisa menjadi pemuasan dalam mengatasi masalah. Namun penelitian menunjukkan bahwa membatasi alternatif merupakan sebab utama gagalnya pengambilan keputusan di organisasi.

4. Pemilihan Alternatif yang Dikehendaki

Alternatif yang terbaik adalah yang solusinya paling sesuai dengan tujuan dan nilai-nilai keseluruhan organisasi, serta mencapai hasil yang dikehendaki dengan menggunakan sumber daya paling sedikit. Manajer mencoba menyeleksi pilihan dengan risiko dan ketidakpastian paling sedikit. Manajer kemudian mencoba untuk mengukur prospek-prospek menuju sukses. Manajer dapat mengandalkan intuisi dan penglaman untuk memperkirakan jika suatu arah tindakan sekiranya akan berhasil.

5. Penerapan Alternatif Terpilih

Tahap penerapan ini adalah tahap dimana kemampuan manajerial, administrative, dan tahap persuasive yang dimiliki seorang manajer akan digunakn untuk menjamin bahwa alternative terpilih akan dijalankan. Kesuksesan alternative terpilih ini akan bergantung pada bisa tidaknya alternative ini diterjemahkan menjadi suatu tindakan

6. Evauasi dan Umpan Balik

Pada tahap evaluasi yang merupakan bagain proses pengambilan keputusan. Para pengambil keputusan akan mendapatkan informasi tentang seberapa baiknya mereka menerapkan keputusan yang telah mereka ambil dan apakah penerapan ini efektif dalam mencapai tujuan mereka. Umpan balik adalah hal yang penting karena pengambilan keputusan adalah proses yang berkelanjutan dan tidak pernah berakhir. Umpan balik memberikan informasi pada pengambil keputusan yang nantinya bisa membentuk siklus pengambilan keputusan yang baru.

Gaya Pengambilan Keputusan

Gaya pribadi pengambilan keputusan mengacu pada perbedaan di antara orang-orang yang berhubungan dengan cara mereka mengevaluasi masalah, mengembangkan alternatif-alternatif, dan membuat pilihan.